Các thủ tục về báo cáo mất hóa đơn

Thủ tục mất hóa đơn bao gồm những gì?  Ngoài ra còn có những thủ tục gì về Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn. Bài viết này sẽ chia sẻ bài viết Thủ tục về báo cáo mất hóa đơn Theo quyết định 2180/QĐ-BTC của Bộ tài chính

Thủ tục 2 bước về báo cáo mất hóa đơn

Dưới đây là 2 bước cần thực hiện:

Bước 1:  Nộp Báo cáo

Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi:

• Chia.
• Tách.
• Sáp nhập.
• Giải thể.
• Phá sản.
• Chuyển đổi sở hữu.
• Giao.
• Bán.
• Khoán.

Cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với Cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Bước 2: Tiếp nhận tử cơ quan thuế

Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.

Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.

Cách thức thực hiện:

• Trực tiếp tại trụ sở cơ quan Thuế
• Hoặc gửi qua hệ thống bưu chính
• Hoặc gửi bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế

Thành phần, số lượng hồ sơ:

+ Thành phần hồ sơ:

Trường hợp (1), hồ sơ gồm:
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu tại điểm 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC

Bảng kê hóa đơn chuyển đi theo Mẫu tại điểm 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC (áp dụng đối với trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh)

Trường hợp (2), hồ sơ gồm: Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo Mẫu tại điểm 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

+ Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).

• Thời hạn giải quyết: Không phải trả kết quả cho người nộp thuế.
• Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ.
• Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Chi cục Thuế.
• Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Hồ sơ gửi đến cơ quan thuế không có kết quả giải quyết.
• Lệ phí (nếu có): Không.
• Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai.

Trường hợp (1):
Đối với doanh nghiệp báo cáo hóa đơn hàng quý, di chuyển địa điểm, sát nhập, hợp nhất, chia, tách….

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu tại điểm 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Bảng kê hóa đơn chuyển đi theo Mẫu tại điểm 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC (áp dụng đối với trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh).

Trường hợp (2): Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo Mẫu tại điểm 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

– Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có): trường hợp người nộp thuế lựa chọn và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế thông qua giao dịch điện tử thì phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014.
• Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014.
• Thông tư số 110/2015/TT-BTC ngày 28/7/2015.

Mức phạt khi mất hoá đơn GTGT đầu ra:

Từ ngày 15/12/2016 Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC: Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu ra sẽ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000. Cụ thể như sau:

• Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

• Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

• Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng (tức là mất liên 1, liên 3 ....), trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. (Phạt từ 5 - 10tr)

• Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.

• Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

• Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.

• Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.

Công việc cần thực hiện

Căn cứ theo Điều 41, 42 Luật kế toán số 88/2015/QH13 năm 2015 ngày 20 tháng 11 năm 2015 quy định:

“Điều 41. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
6. a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
7. b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
8. c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
9. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.

Điều 42. Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;
3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;
4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.”

Căn cứ theo Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC  thì:

Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Vậy, khi làm mất chứng từ kế toán, kế toán cần thực hiện các công việc sau:

• Lập biên bản về việc mất tài liệu (Theo mẫu PL01 ban hành kèm theo thông tư 96/2010/TT-BTC.)
• In lại và xin lại các chứng từ đã mất (nếu có thể: Phiếu thu,chi; Chứng từ ngân hàng…)
• Đối với các chứng từ không thể xin lại: cần sao chụp lại các chứng từ đó và in ra kẹp cùng chứng từ kế toán khác.
• Đối với các chứng từ đã mất liên quan tới việc hình thành tài sản: cần lập biên bản kiểm kê tài sản để lập lại chứng từ đã bị mất.
• Lập biên bản mất hóa đơn kèm theo báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014-TT/BTC34 hay BC21/AC có thể nộp qua mạng).
• Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

‍

Xem thêm bài viết: >> Tổng hợp mức phạt mất hóa đơn

‍