Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào Cho Hiệu Quả

October 9, 2020

Có thể đang tìm cách quản lý hóa đơn điện tử như thế nào cho hiệu quả thì bạn đã tìm đúng nơi và đây là bài viết hướng dẫn quản lý hóa đơn một cách an toàn cho mọi doanh nghiệp.

Nguồn từ quản lý hóa đơn điện tử như thế nào của MIFI. Bạn đọc tham khảo chi tiết tại link trên

Quản lý hóa đơn điện tử như thế nào?

Ngoài việc hướng dẫn bạn quản lý hóa đơn điện tử như thế nào cho hiệu quả thì MIFI cũng đề cập thêm các vẫn đề liên quan đến việc quản lý hóa đơn. Cụ thể Mifi sẽ đề cập đến:

Quy định về quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT)
Sự cần thiết của việc quản lý HĐĐT
Vai trò, lợi ích của việc quản lý hóa đơn
Hướng dẫn lưu trữ và quản lý hóa đơn thủ công
Những khó khăn khi quản lý hóa đơn điện tử
Hướng dẫn quản lý hóa đơn với Hóa đơn Điện tử An toàn MIFI

Hãy cùng MIFI tìm hiểu chi tiết.

Quy định về quản lý hóa đơn điện tử

Nguyên tắc về quản lý hóa đơn điện tử đã được quy định trong nghị định 119/2018/NĐ-CP, của Chính phủ.

Doanh nghiệp cần tuân theo các nguyên tắc này để tránh vướng phải những vấn đề pháp lý không đáng có.

Tìm hiểu các thông tin dưới đây về quản lý hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp chúng một cách khoa học, an toàn, tiết kiệm thời gian, chi phí.

Một số quy định cụ thể có trong nghị định như sau:

Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Dữ liệu hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế. Cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn, áp dụng hình thức.
Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo yếu tố về tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Các doanh nghiệp cần tuân theo quy định quản lý hóa đơn điện tử để tránh những rắc rối không đáng có.

Theo những quy định trên, thì việc sử dụng hóa đơn điện tử bảo mật là điều vô cùng quan trọng. Bảo mật hóa đơn an toàn sẽ tránh được tất cả những tác dụng không mong muốn có thể xảy ra cho doanh nghiệp.

Sự cần thiết của việc quản lý Hóa đơn Điện tử

Rủi ro vẫn có thể xảy ra khi sử dụng Hóa đơn Điện tử

Hóa đơn điện tử được phát hành trên không gian mạng, lưu trữ trực tuyến trên các nền tảng điện toán đám mây (Cloud) do đó nguy cơ bị đánh cắp, mất dữ liệu là điều có thể xảy ra.

Đã có rất nhiều sự cố liên quan đến việc mất dữ liệu hệ thống trên Cloud đã xảy ra, ngay cả đối với những Doanh nghiệp có hệ thống lưu trữ hàng đầu thế giới.

Những rủi ro thường thấy nhất là hư hỏng nguồn chứa dữ liệu, virus xâm nhập, bị hacker tấn công,… khiến cho hệ thống Hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp bị ảnh hưởng.

Đây là chứng từ quan trọng nên doanh nghiệp nào cũng cần quản lý, lưu trữ bài bản để hoạt động tài chính kế toán diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, Doanh nghiệp nên có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu an toàn để tránh xảy ra những sự cố đáng tiếc.

Vai trò, lợi ích của việc quản lý hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ đặc biệt quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời là cơ sở để cơ quan nhà nước quản lý thuế. Do vậy, quản lý hóa đơn hiệu quả và an toàn là công việc quan trọng bắt buộc.

Hóa đơn được quản lý tốt sẽ giúp doanh nghiệp:

Tiết kiệm thời gian, chi phí.
Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm hóa đơn cũ.
Báo cáo sử dụng hóa đơn chính xác hơn.
Đảm bảo sự minh bạch tài chính, thuế cho doanh nghiệp.
Hạn chế mắc phải các vấn đề pháp lý liên quan đến hóa đơn.
Tránh được các rắc rối liên quan đến mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Thuận tiện hạch toán, đối chiếu dữ liệu
Dễ dàng theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn
Hạn chế các rủi ro về pháp lý liên quan đến hóa đơn (giả hóa đơn)
Phòng tránh các rủi ro về mất cắp dữ liệu
Tạo điều kiện cho cơ quan thuế kiểm tra dễ dàng, nhanh chóng

Quản lý tốt hóa đơn tốt sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp.

Quản lý tốt hóa đơn điện tử sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử thủ công

Dưới đây là 4 cách lưu trữ và quản lý hóa đơn ĐT thường dùng.

Quản lý hóa đơn bằng cách lưu trữ trên Gmail.
Sử dụng Google Drive để quản lý sao lưu và đồng bộ với dữ liệu
Sử dụng OneDrive để quản lý và lưu trữ hóa đơn
Lưu trữ quản lý trên các thiết bị ổ cứng rời (USB, CD, ổ cứng ngoài)

Hướng dẫn quản lý HĐĐT đầu vào bằng cách lưu trữ trực tiếp trên Gmail

Gmail được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng cho mục đích trao đổi thư từ và tài liệu trong công việc. Một trong số đó là hóa đơn điện tử đầu vào, nhận từ đối tác xuất hóa đơn cho doanh nghiệp.

MIFI sẽ hướng dẫn bạn các bước lưu trữ và quản lý Hóa đơn điện tử trên Gmail.

Tạo nhãn mới

Trong danh sách làm việc bên trái Gmail, bạn nhấp chọn “Tạo nhãn mới”

Đặt tên cho Nhãn

Khi hộp thoại xuất hiện, bạn nhập tên cho nhãn mới.

Từ nhãn vừa tạo, bạn có thể thêm 1 hay nhiều nhãn phụ. Điều này, giúp cho việc phân chia, quản lý và tra cứu dễ dàng hơn, kịp thời phát hiện hóa đơn điện tử bị sai hay thiếu sót để bổ sung.

Chẳng hạn, bạn có thể thêm nhãn phụ để phân theo Quý (nếu kê khai theo quý), tháng (nếu kê khai theo tháng) hoặc phân chia theo khách hàng, sản phẩm,…