Xử Lý Ghi Sai Hóa Đơn Và Hướng Dẫn Cách Giải Quyết
Cách xử lý các trường hợp ghi sai hóa đơn GTGT
Có nhiều trường hợp xảy ra do ghi sai hóa đơn, và sau đây là thông tin cũng như cách xử lý những trường hợp như thế.
Ngoài ra bạn có thể đọc thêm bài viết xử lý mất hóa đơn trong trường hợp khách hàng hoặc cá nhân làm mất.
Khi viết hóa đơn kế toán có thể ghi sai một vài thông tin trên hóa đơn như là: sai thuế suất, sai tên hàng, sai số lượng, sai đơn giá, sai tên công ty, sai địa chỉ, mã số thuế, sai ngày tháng... Tất cả những sai sót đó sẽ làm cho hóa đơn không hợp lệ. Vì vậy kế toán cần phải biết cách xử lý nhưng sai sót đó khi gặp phải viết sai hóa đơn GTGT.xử lý viết sai hóa đơn
Căn cứ pháp lý:
+ Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
+ Khoản 7 Điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi TT 39)
Để cho dễ hiểu sẽ phân biệt ra các trường hợp như sau:
1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:
Theo khoản 1 - Điều 20 của TT 39: "1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai."
Cụ thể cách xử lý như sau:
- Trường hợp 1: Chưa xé hóa đơn viết sai ra khỏi cuống:
+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai (không xé).
+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 cho khách hàng.
- Trường hợp 2: hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống của quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:
+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai.
+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 cho khách hàng.
+ Bước 3: Lưu giữ các liên của số hóa đơn viết sai đã xé: có thể kẹp tại cuống của quyển hóa đơn hoặc để không bị thất lạc thì bạn có thể để riêng vào file kẹp trong tủ tài liệu.
=> Cả 2 trường hợp trên bên bán và bên mua đều sử dụng hóa đơn mới đúng xuất lại để kê khai hạch toán. Còn hóa đơn viết sai đã gạch chéo là các hóa đơn Xóa bỏ chúng ta chỉ lưu giữ không dùng để kê khai hạch toán. Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn các bạn cho số hóa đơn viết sai đã gạch chéo này vào cột "Xóa bỏ".
Chú ý: Vì chúng ta chưa giao hóa đơn cho khách hàng nên Bên bán không cần phải lập Biên bản thu hồi hóa đơn nhé.
(Cách xử lý trên là dành cho trường hợp hóa đơn viết sai và được phát hiện ra sai sót trước khi giao hóa đơn Liên 2 cho khách hàng - KHÔNG BIỆT LỖI SAI SỐT TRÊN HÓA ĐƠN LÀ GÌ.)
2. Viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng:
a, Chưa kê khai thuế:
Theo khoản 2 - điều 20 của Thông tư 39: "2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định."
Cụ thể các bước thực hiện:
+ Bước 1: Bên bán lập biên bản thu hồi hóa đơn (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản).
Tải về: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn.
+ Bước 2: Thu hồi (lấy lại) hóa đơn Viết sai đã giao cho người mua trước đó. Sau đó tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.
+ Bước 3: Xuất lại hóa đơn mới (theo đúng quy định ).
Chú ý: Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập biên bản thu hồi.
(Bên bán và bên mua dùng hóa đơn xuất lại (đúng) để kê khai và hạch toán.
Hóa đơn viết sai đã xóa bỏ (gạch chéo) không dùng để kê khai hạch toán.)
b, Đã kê khai thuế:
Theo khoản 3 - điều 20 của Thông tư 39: "Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)."
Các bước thực hiện:
+ Bước 1: Người bán và người mua phải lập biên bản xác nhận hoặc điều chỉnh hóa đơn sai sót.
(lập 2 bản - mỗi bên giữ 1 bản)
Xem chi tiết: Mâu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót
+ Bước 2: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót.
Cách xử lý từng trường hợp sai sót cụ thể trên hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
TH1: Sai số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất, tiền thuế GTGT (đã kê khai thuế):
+ Nếu sai do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng.
+ Nếu sai do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
(Xem chi tiết tại đây: Mẫu và cách lập hóa đơn điều chỉnh giảm)
(có hướng dẫn cách kê khai cụ thể)
Chú ý: Trên hóa đơn viết sai đang sai phần nào thì chúng ta điều chỉnh phần đó.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm các bạn không được ghi âm (tức là không được đánh dấu trừ đằng trước giá trị giảm). Nhưng khi kê khai thuế phải kê khai âm.
Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
TH2: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. chi tiết tham khảo phạt mất hóa đơn
Theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP ngày 27/05/2016 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 109/2013/NĐ Sửa đổi bổ sung khoản 1 điều 39 về hành vi sử dụng hóa đơn của người mua như sau:
–Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi: Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình Tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình Tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
– Mất- cháy – hỏng hóa đơn do các Trường hợp bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn) không bị phạt.
– Mức phạt theo quy định sẽ là từ 4-8 triệu (nhưng theo quy định, mức phạt do không có tình tiết tăng nặng giảm nhẹ nên sẽ phạt ở mức trung bình là 6 triệu).
Nhưng đây ko phải là 1 cách hay nhất và duy nhất.
Cơ quan thuế có biết khi nào chúng ta xuất hóa đơn? Nội dung trên hóa đơn là gì? chúng ta làm mất khi nào? chắc chắn là không, do vậy việc báo cáo thế nào hoàn toàn là do DN, như vậy tại sao chúng ta không tìm cách giảm nhẹ mức phạt hoặc có thể là không bị phạt?
Tại nghị định 105/2013/NĐ-CP quy định về các khoản phạt cho việc lưu trữ hồ sơ chứng từ có quy định: Phạt tiền từ 500.000-1.000.000 đ nếu là mất, hỏng, hóa đơn, chứng từ trong thời gian lưu trữ.
Như vậy, Nếu hóa đơn đó mà “Được mất” trong thời gian lưu trữ thì chỉ bị phạt từ 500.000-1.000.000 đ (không đến mức 6 triệu);
Tại Thông tư 10/2014/TT-BTC cũng có quy định, nếu mất-cháy-hỏng hóa đơn sai thu hồi (sai thu hồi và đã lập bằng hóa đơn khác thay thế) thì chỉ bị cảnh cáo (nhắc lần sau cẩn thận chứ không phạt tiền) Vậy nếu DN bạn làm mất HĐ Liên 2 giao cho khách, sao không xử lý hóa đơn mất đó thành hóa đơn sai rồi thu hồi và xuất bằng hóa đơn mới?
Và đặc biệt hơn là kể từ ngày 01/8/2016 Theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP ngày 27/05/2016 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 109/2013/NĐ – CP thì từ 01/08/2016 sẽ áp dụng mức phạt mới về vi phạm hóa đơn chứng từ
. Bổ sung Điểm g vào khoản 3 điều 38 thông tư 10 như sau:
“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:
a) Lập hóa đơn không đúng thời Điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định;
c) Ngày ghi trên hóa đơn đã lập xảy ra trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;
d) Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua, trừ trường hợp trên hóa đơn ghi rõ người mua không lấy hóa đơn hoặc hóa đơn được lập theo bảng kê;
đ) Không lập bảng kê hoặc không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
e) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế.
g) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình Tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình Tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.
Trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền”.
Như vậy nếu bạn có 2 tình tiết giảm nhẹ thì sẽ không bị phạt tiền. Xem thêm thủ tục mất hóa đơn để giải quyết
Các bạn có thể tham khảo tình tiết giảm nhẹ tại điều 9 và điều 10 của luật 15/2012/QH13 luật xử lý vi phạm hành chính.