Cách Xử Lý Mất Hóa Đơn Đỏ
Với những cách xử lý mất hóa đơn dưới đây thì bạn và doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể dể dàng xử lý những vấn đề liên quan đến việc xử lý mất hóa đơn đỏ.
Mất hóa đơn là vấn đề đau đầu của nhiều doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn giấy. Vậy với các trường hợp cụ thể sẽ có cách xử lý mất hóa đơn đỏ (Giá Trị Gia Tăng, VAT) như nào? Câu trả lời sẽ được Mifi giải đáp trong bài viết dưới đây.
Link nguồn tham khảo chi tiết
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xử Lý Mất Hóa Đơn Đỏ
Cách xử lý mất hóa đơn đỏ
Dưới đây, Mifi sẽ hướng dẫn xử lý 2 trường hợp mất hóa đơn thường gặp phải.
- Bên bán làm mất hóa đơn liên 2
- Bên bán làm mất hóa đơn liên 1 và liên 3
Ngoài ra Mifi cũng sẽ hướng dẫn cách làm báo cáo mất hóa đơn trên phần mềm HTKK.
Hãy cùng giải quyết vấn đề này.
Hướng dẫn chi tiết xử lý khi bên bán làm mất hóa đơn đỏ liên 2
Trong trường hợp bên bán làm mất hóa đơn trước khi khách hàng nhận được, bạn có thể xử lý theo các bước sau:
- Thông báo cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp biết trong thời gian 5 ngày (kể từ ngày xảy ra mất hóa đơn).
- Thông báo phải lập theo mẫu mất, cháy, hỏng hóa đơn (Mẫu số BC21/AC).
- Chủ doanh nghiệp có thể tải mẫu báo cáo trên về, làm bản cứng,
- Nộp trực tiếp hoặc nộp qua mạng.
Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn mẫu số BC21/AC.
Nếu nộp báo cáo mất hóa đơn qua mạng,
- Bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK.
- Sau đó, Click vào mục Hóa đơn.
- Tìm đến mục Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn (BC21/AC).
- Lúc này, bạn có thể làm trực tiếp và nộp báo cáo qua mạng.
Chú ý:
Để tránh việc mất hóa đơn thương xuyên xảy ra thì doanh nghiệp nên sử dụng các dịch vụ hóa đơn điện tủ bảo mật để đảm bảo an toàn 100% cho doanh nghiệp
Hướng dẫn làm báo cáo mất hóa đơn trên phần mềm HTKK
Sau khi đăng nhập, trên màn hình sẽ hiển thị một tờ khai gồm 10 cột để bạn khai báo.
- Cột 2 mẫu hóa đơn. Bạn khai báo mẫu hóa đơn muốn báo cáo mất bằng cách nhấn mũi tên xuống để chọn. Ví du, khi mất hóa đơn GTGT, bạn chọn 01/GTKT.
- Cột 3 về tên loại hóa đơn. Sẽ tự động cập nhật.
- Cột 4 mẫu số. Phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật nhưng bạn phải xem lại mẫu số này trên liên 1 quyển hóa đơn để điền đầy đủ.
Ví dụ, khi doanh nghiệp báo mất hóa đơn GTGT, mẫu số tự cập nhật là 01GTKT. Tuy nhiên, bạn phải xem lại và điền chính xác mẫu số trên quyển hóa đơn. Chẳng hạn thành: 01GTKT3/001.
- Cột 5 ký hiệu hóa đơn. Phần này bạn xem lại ký hiệu trên liên 1 quyển hóa đơn để điền.
- Cột 6 (Từ số ), 7 (Đến số). Nếu mất 1 hóa đơn, bạn sẽ nhập cùng 1 số cho 2 cột nay. Nếu mất nhiều liên tiếp bạn nhập rõ từ số nào đến số nào. Trong trường hợp, mất nhiều nhưng không liên tiếp, bạn nhấn phím F5 để thêm dòng và nhập bình thường.
- Cột 8 số lượng: Phần mềm tự cập nhật.
- Cột 9 liên hóa đơn: Để khai báo mất hóa đơn liên 2, bạn chỉ cần ghi 2.
- Cột 10 ghi chú: Tại cột này bạn phải chọn đúng trường hợp của doanh nghiệp mình: mất hóa đơn chưa sử dụng, mất hóa đơn chưa viết chưa báo cáo,… Vì mức phạt cho các trường hợp này sẽ khác nhau.
- Cột lý do: Lý do mất hóa đơn của doanh nghiệp là gì, bạn sẽ điền vào cột này.
Sau khi điền hết các thông tin, bạn kết xuất báo cáo ra File XML và gửi qua mạng.
Hướng dẫn cách xử lý khi bên bán làm mất hóa đơn liên 1 và liên 3
Trường hợp này, bạn cũng tiến hành báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo cách tương tự trường hợp trên.
Cách xử lý khi người mua làm mất hóa đơn đỏ đầu vào (liên 2)
Cách xử lý mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào khi người mua làm mất có thể thực hiện như sau:
- Bên mua lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (mẫu BC21/AC) gửi cơ quan quản lý thuế trực tiếp của mình.
- Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người mua phải liên hệ với bên bán để lập biên bản xác nhận mất hóa đơn.
- Trong biên bản, phải xác định rõ liên 1 của người bán khai đã thực hiện kê khai thuế trong tháng nào.
- Đại diện hai bên ký và đóng dấu trên biên bản, chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn.
Mẫu biên bản mất hóa đơn.
- Bên bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, có chữ ký và dấu (nếu có) của người đại diện theo pháp luật trên bản sao để giao cho người mua.
Lúc này để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế, người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký và đóng dấu (nếu có) kèm theo biên bản xác nhận mất liên 2 hóa đơn
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đỏ (liên 2) đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba
Trường hợp này sẽ căn cứ vào bên thứ ba do người mua hay người bán thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt.
Chẳng hạn, bên thứ ba là đơn vị vận chuyển hàng kèm hóa đơn do người mua thuê, bên thứ 3 làm mất hóa đơn. Khi đó người mua phải chịu trách nhiệm.
Mức phạt khi mất hóa đơn GTGT đầu ra:
Từ ngày 15/12/2016 Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC: Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu ra sẽ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000. Cụ thể như sau:
– Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng (tức là mất liên 1, liên 3 ….), trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. (Phạt từ 5 – 10tr)
Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.
Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.
Chú ý: Đây là mức phạt theo 1 lần làm báo cáo mất hóa đơn (1 lần làm báo cáo có thể mất nhiều hóa đơn). Nhưng nếu cơ quan thuế phát hiện ra việc bạn gộp nhiều lần lại để làm 1 lần báo cáo thì sẽ bị phạt theo từng lần làm mất.
– Nếu bị mất hóa đơn (Liên 2: giao khách hàng) mà bị cướp giật và có xác nhận của Công an thì sẽ không bị xử phạt.
2. Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu vào (liên 2)
– Dù là người bán hay người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 thì:
Cách xử lý:
Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc:
– Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong tháng nào,
– Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền),
– Đóng dấu trên biên bản.
– Mức phạt sẽ từ 4 – 8 triệu
Bước 2: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
– Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Bước 3: Lập báo cáo Mất cháy hỏng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế
(- Bên nào làm mất thì bên đó làm Báo cáo này nhé -> Các bạn có thể làm trên phần mềm HTKK -> Vào phần hóa đơn -> Chọn: “Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn (BC21/AC) -> Quy trình các bạn làm như trên phần 1 nhé
Mức phạt mất hóa đơn GTGT đầu vào liên 2:
Từ ngày 15/12/2016 Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC: Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu vào sẽ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000. Cụ thể như sau:
– Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp người mua tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.”
Xem thêm bải viết:
Tổng hợp các mức phạt mất hóa đơn