Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào Hiệu Quả
Bài viết này chia sẻ bạn cách lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào hiệu quả và an toàn. Hãy cùng tìm hiểu bên dưới. Điều này không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng mất hóa đơn.
Tại sao cần biết cách lưu trữ hóa đơn điện tử?
So với hóa đơn giấy thông thường, hóa đơn điện tử có ưu điểm là khả năng lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.
Tuy nhiên, lưu trữ như thế nào trong quá trình sử dụng để tiện tra cứu và đúng theo quy định pháp luật?
Hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng phổ biến hơn nhờ những ưu điểm nổi trội, trong đó khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử chính là lợi ích nổi bật, dễ thấy nhất.
Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT)?
Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ HĐĐT giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Đối với bên mua, việc lưu trữ hóa đơn sẽ giúp họ chủ động hơn, an toàn hơn.
Lưu trữ HĐĐT theo luật kế toán.
Nguồn tham khảo:
Bật Mí Giải Pháp Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử An Toàn 100% tại website Mifi.vn - Hóa đơn điện tử bảo mật
Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn
Hoá đơn sau khi được khởi tạo cần được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Cụ thể, Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
Người bán, mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: đĩa flash USB; đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
Ngoài ra, để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do máy tính nhiễm Virus hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử?
Lưu trữ hóa đơn là một việc vô cùng quan trọng. Dưới đây Mifi sẽ chia sẻ cùng các bạn cách để lưu trữ hóa đơn.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào?
Lưu trữ trên thư mục Google Drive của bạn.
Để lưu trữ hóa đơn ĐT đầu vào, đầu tiên cần
- Tạo một Email riêng để lưu hóa đơn và công bố Email này tới tất cả bên bán. Email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về Email cấp quản lý.
- Lập thư mục Google Drive với chính Email lưu nhận hóa đơn đó.
- Khi nhận được Email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính tương tự như lưu 1 file Excel, Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn.
- Tiếp đó, mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn Link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
- Bước cuối cùng là đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra?
Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ hóa đơn ĐT đầu ra vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật nội dung hóa đơn đó vào 1 File Excel bao gồm: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn Link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần.
Bạn cũng nên đồng bộ thư mục chứa File Excel này với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Thời hạn lưu trữ?
Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, thời hạn lưu trữ hóa đơn ĐT trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy.
Định dạng lưu trữ hóa đơn?
Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ hóa đơn đồng thời dưới dạng PDF và XML. File PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là dữ liệu hóa đơn.
Theo đó, XML là File chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. File PDF tuy thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử song không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.
Phần mềm lưu trữ hóa đơn?
Khi tiến hành lưu trữ hóa đơn ĐT, có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp gặp phải tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do máy tính nhiễm Virus hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn.
Để khắc phục tình trạng này, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm lưu trữ hóa đơn ĐT uy tín, có chức năng sao lưu dữ liệu trực tuyến và hỗ trợ phục hồi thông tin hóa đơn khi xảy ra sự cố như SAP Concur, Stampli, Spendesk, AvidXchange, SAP Ariba, MIFI…
Doanh nghiệp bên bán và bên mua lưu trữ hóa đơn như thế nào?
Chỉ in hóa đơn điện tử ra giấy khi cần thanh toán nội bộ.
Hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người bán và người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, ổ cứng, máy vi tính, Cloud, …Chỉ in ra giấy trong trường hợp người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.
Vấn đề nghiêm trọng liên quan đến lưu trữ hóa đơn?
Ở Việt Nam, vào năm 2019 đã xảy ra tình trạng mất hóa đơn điện tử tại một công ty ở Quận 9.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, công ty này đã lưu trữ hóa đơn ở hệ thống máy chủ của mình. Do gặp sự cố nên đã dẫn đến làm mất hoàn toàn hóa đơn trong 2 năm.
Hóa đơn Điện tử vẫn có nguy cơ bị mất do hệ thống bị tấn công, Hacker xâm nhập,…
Hay một nguyên nhân khác có thể do các nhà cung cấp dịch hóa đơn điện tử chưa đủ kinh nghiệm để phản ứng khi vấn đề xảy ra.
Hoặc không xử lý kịp khi đối mặt với các thảm họa bị tấn công, hư hỏng phần cứng, không khôi phục được dữ liệu cho khách hàng.
Bài viết liên quan: