Lưu trữ hóa đơn điện tử - Thông tin quan trọng cần biết
Lưu trữ hóa đơn điện tử làm sao cho an toàn đang là vấn đề lớn mà các doanh nghiệp đang gặp phải. Vậy có những tiêu chí hay cách thức nào để có thể lưu trữ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình một cách an toàn thì bài viết sau đây chúng tôi sẽ đi qua tổng quan những thông tin cần biết cho doanh nghiệp của bạn.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình giao dịch, kinh doanh. Mặc dù mang đến nhiều lợi ích hơn hóa đơn giấy, song việc lưu trữ sẽ không dễ dàng. Nếu sơ xuất, chúng có thể bị rò rỉ thông tin và gây ra nhiều hệ quả nghiêm trọng.
Vậy, lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào mới an toàn? Doanh nghiệp của bạn có đang lưu trữ hình thức hóa đơn này đúng cách chưa?
Mời bạn cùng chúng tôi theo dõi bài viết sau đây để có câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất nhé!
Nguồn tham khảo chính: doanh nghiệp của bạn có đang lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn
Những dạng lưu trữ hóa đơn điện tử
Lưu trữ hoá đơn điện tử thực chất là hình thức sao chép lại toàn bộ dữ liệu hóa đơn dịch vụ, bán hàng hay xuất nhập khẩu,… Sau đó, chúng được sao lưu vào các thiết bị lưu trữ bên ngoài như ổ cứng di động, đĩa CD hay USB.
Tuy nhiên, giờ đây, nhiều doanh nghiệp ưu tiên chọn lưu trữ hóa đơn trực tuyến hơn hẳn. Bởi, chúng sở hữu nhiều ưu điểm an toàn, bảo mật và tính năng cất giữ dữ liệu đảm bảo tốt hơn.
Đặc biệt, nếu có nhu cầu sử dụng, người dùng cũng có thể dễ dàng mở tệp dữ liệu ra ngay ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
Trên một hóa đơn điện tử được tạo lập và xuất thành công luôn có bao gồm 2 File đi cùng nhau.
Đó là bản thể hiện của hóa đơn File PDF và File dữ liệu hóa đơn bình thường có đuôi XML.
Thực tế, mọi doanh nghiệp nên lưu trữ song song cả 2 loại hóa đơn này, vì chúng có nhiều vai trò quan trọng.
Cụ thể như sau:
- Bản thể hiện hóa đơn điện tử File PDF: Về hình thức, đây giống như một bản hóa đơn thông thường. Chúng hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, File này lại thể hiện nội dung các nghiệp vụ kinh tế của hóa đơn điện tử cần phải lưu trữ.
- File hóa đơn bình thường đuôi XML: File này lại còn cần thiết bảo vệ và lưu trữ cẩn thận hơn nữa. Bởi, chúng chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
Cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở 2 dạng File PDF và XML
Điều kiện lưu trữ hóa đơn
Không phải bất cứ loại hóa đơn điện tử nào khi tạo, xuất thành công cũng có thể lưu trữ. Trước khi tiến hành lưu trữ, các chủ doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo hóa đơn công ty mình đáp ứng đủ điều kiện. Những điều kiện đó được thể hiện sau đây:
Cơ sở pháp lý
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn ngay từ khi chúng được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Và, tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn này là thông tin phải còn đầy đủ, chưa bị thay đổi nội dung.
- Hóa đơn điện tử đó phải có thông tin có thể truy cập, sử dụng được dễ dàng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Tuân thủ đúng quy định
Hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Điều kiện này được thực hiện theo Nghị định số 51/2010/NĐ – CP do Thông tư 39/2014/TT – BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn chi tiết.
Hình thức của hóa đơn
Các hóa đơn điện tử nếu muốn lưu trữ phải có hình thức đảm bảo giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành.
Cần đủ điều kiện về thông tin trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đúng theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, tên người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập sao cho đúng quy định.
Lưu trữ hóa đơn điện tử cần đáp ứng nhiều điều kiện tiêu chuẩn
Rủi ro khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo thống kê năm 2018 đến nay, có thể thấy các trường hợp doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn rất nhiều. Trong đó, có đến 70% lý do là đến từ quá trình lưu trữ hóa đơn có nhiều rủi ro của những công ty, tổ chức này.
Bạn có biết, việc lưu trữ hóa đơn điện tử không cẩn thận sẽ dẫn đến nhiều hệ quả? Có thể kể một vài tình huống phát sinh sau:
- Hóa đơn bị mất, hỏng do việc lưu trữ không được chú ý, cẩn trọng.
- Cách sắp xếp không Logic khiến việc tra cứu mất nhiều thời gian, hóa đơn dễ bị lạc, khó tìm. Đương nhiên, từ đó vấn đề bị làm giả làm khống là có khả năng xảy ra rất cao.
- Nhiều doanh nghiệp chọn lưu trữ dữ liệu tại các hệ thống, phần mềm giá rẻ để tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Nhưng, họ không biết rằng đây là cửa tử, bởi, những dịch vụ này thường có cơ chế bảo mật thấp. Từ đó, việc thông tin bị Hacker đánh cắp hay Virus xâm nhập là quá bình thường.
Do đó, các doanh nghiệp lựa chọn một dịch vụ hỗ trợ lưu trữ hóa đơn chuyên nghiệp, hệ thống bảo mật an toàn, có phương án dự phòng xuyên suốt, liên tục là vô cùng cần thiết.
Nhất là đối với hình thức hóa đơn điện tử. Việc đó giúp bạn tránh được những rủi ro vừa kể trên, đồng thời không gặp phải trường hợp bị xử phạt hành chính.
Chọn dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử kém chất lượng sẽ khiến bạn gặp nhiều rủi ro
Những tiêu chí để lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử an toàn
Những lý do bạn nên chọn MIFI làm bạn đồng hành trong việc lưu trữ hóa đơn điện tử là:
Lưu trữ hệ thống hóa đơn điện tử tại Cloud Azure của Microsoft:
SPEED – Tốc độ
Nền tảng có tốc độ lưu trữ dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng nhất hiện nay. Việc triển khai lưu trữ sẽ không phụ thuộc vào các vấn đề hay cấu hình hạ tầng thường thấy ở những nền tảng khác như: Networking Infrastructure, Computing, Storage cho những ứng dụng sẽ chạy.
SCALE – Tính mở rộng
Bên cạnh đó, Cloud còn có tính năng mở rộng một cách nhanh chóng bởi tài nguyên như Networking Infrastructure, Computing, Storage được chia sẻ bởi nhà cung cấp dịch vụ và cung cấp các Tenant khác nhau cho từng doanh nghiệp khi cần.
Economics – Kinh tế
Nền tảng này cho phép bạn sử dụng bao nhiêu tính tiền bấy nhiêu. Nhờ đó, các doanh nghiệp giảm được chi phí tối đa và có hoạch định rõ ràng cho chiến lược phát triển công nghệ thông tin của mình trong tương lai.
MIFI lưu trữ hóa đơn an toàn tại hệ thống Cloud Azure của Microsoft
Tự động sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn và liên tục
Để phục vụ cho khách hàng tốt hơn, MIFI đã tạo ra phương pháp tự sao lưu dữ liệu dự phòng riêng.
Sử dụng công cụ để khách hàng tự đồng bộ hóa dữ liệu của mình lên các hệ thống lưu trữ khác
Có thể kể như các hệ thống lưu trữ: Google Cloud, Icloud,… hoặc các hệ thống lưu trữ cá nhân của khách hàng. Việc này nhằm đa dạng hóa các hệ thống lưu trữ, giúp hóa đơn không dễ dàng bị lạc mất hay hư hỏng.
Như vậy, bài viết này chúng tôi đã cùng tìm hiểu về việc lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn.
Bài viết cần đọc: